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Optimisations et coûts d’usages des systèmes d’impression pour une entreprise

Il est difficile pour une entreprise de se passer d’un système d’impression. L’état des imprimantes peut définir le rythme de travail de certains services. Il serait donc intéressant de faire le point sur les coûts d’usages et les façons d’optimiser les systèmes d’impression.

Les coûts d’usage

Les coûts d’usage ne se limitent pas sur le prix d’acquisition des imprimantes. Il arrive souvent que les entreprises oublient d’autres facteurs à prendre en compte lors de l’achat des imprimantes en vue des prix alléchants. Les coûts d’usage doivent être calculés par rapport au prix d’achat, au prix des consommables, aux coûts de l’énergie nécessaires et à la maintenance des produits. Ce calcul s’étale durant le temps d’utilisation de l’imprimante. Certains produits sont moins coutant à l’achat mais, ils nécessitent  des cartouches coûteuses, contrairement à d’autres matériels plus chers, mais disposant de cartouches ou de toners moins chers et plus performants. Certaines imprimantes ont besoin de beaucoup d’entretien car certains produits proposés sur le marché ne sont pas fiables. Les imprimantes à jet d’encre consomment moins de courant par rapport aux imprimantes à laser. Toutes ces données sont à prendre en compte lors des choix d’achat d’imprimante, mais le plus important est de les adapter aux besoins. Dans un premier temps, il est nécessaire de faire une estimation des coûts en se basant sur des recherches fiables publiées par les experts. Cette estimation permettra d’obtenir une base sur laquelle se référer.

Certaines entreprises ne possèdent pas leur matériel informatique car elles le louent. Dans ce cas,  les coûts d’usage se calculent par rapport au prix total à payer à la fin du contrat de location.

L’optimisation du système

Il est important de lister les besoins de l’entreprise. Cette liste ne doit pas rester globale. Elle doit être précise. Elle doit contenir les besoins de chaque département et de certaines personnes particulières ayant besoin d’avoir une imprimante à usage privé. Une fois les besoins établis, il faut faire une comparaison par rapport à la base présentée précédemment et choisir la meilleure solution en termes d’avantages. Il peut arriver lors de cette comparaison que certaines imprimantes sont sous-exploitées ou inadaptées aux besoins réels. L’entreprise peut alors envisager de les vendre ou de les affecter dans un service qui peut en faire un meilleur usage.

Si l’entreprise loue son matériel d’impression, elle doit s’assurer que l’offre choisie correspond aux besoins. Elle peut également faire des comparaisons auprès des différents prestataires de services. Les termes du contrat doivent être les plus clairs possibles. Les conditions de résiliations de contrat doivent également être établies à l’avance. Enfin, l’entreprise doit connaître le prix d’une amélioration et d’un remplacement de matériel, si jamais à l’avenir, les besoins venaient à évoluer.

Le personnel doit également être informé des dangers du gaspillage. En effet, certaines personnes impriment des documents sans vraiment en avoir besoin. Quelques minutes plus tard, ces documents se retrouvent dans la corbeille. Non seulement, cela ne contribue pas à la préservation de l’environnement, mais cela use également l’imprimante de façon inutile. Enfin, tout imprimer coûte cher. Pour y remédier, il faut privilégier les échanges de documents numériques. Il faut aussi former les employés pour qu’ils soient à l’aise à travailler avec des supports numériques.

Les bons gestes à entreprendre

Les imprimantes doivent être configurées par défaut en noir et blanc. Les impressions recto-verso réduisent le nombre de papier à utiliser, cela a donc un impact écologique. L’utilisation de logiciels qui gèrent les impressions, est aussi un plus. En effet, ces logiciels permettent de gérer les ressources et de choisir l’imprimante adéquate aux travaux d’impressions lancés. Il choisit également en fonction de la disponibilité des imprimantes.

L’optimisation ne se base pas uniquement sur l’aspect financier. Un système d’impression optimisé est un système en sécurité. La politique d’impression doit donc inclure un moyen de sécuriser les documents. Il arrive souvent que des documents confidentiels se retrouvent entre les mains de mauvaises personnes, car ils ont été oubliés dans la salle d’impression. L’utilisation de badge pour récupérer les documents est un des moyens permettant de résoudre ce problème. Un système optimisé est un système bien géré. Il est important d’établir des règles d’impressions adaptées à chaque département (ou utilisateur). Il faut également faire un suivi régulier de l’utilisation des imprimantes pour éviter et recadrer tout débordement.

L’équipe d’Infodeos peut vous accompagner dans l’optimisation et les coûts d’impression pour une entreprise, n’hésitez-pas à nous contacter.

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